Как сделать файл эксель легче

Обновлено: 03.07.2024

Признаюсь честно, я не большой специалист в Exel. Очень многие, даже простейшие процессы автоматизации в нем меня ставят в тупик. Поэтому данная статья мне была очень любопытна и полезна. Может быть и вы узнаете что то новое для себя. Итак читаем …

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Отображение данных из таблицы Excel на карте

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Быстрый переход к нужному листу

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

Выпадающий список в ячейке

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

Спарклайны

Восстановление несохранённых файлов

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Ну и еще некоторые более простые полезность про Exel:

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Диагональная линия в ячейках

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Расширенный поиск

Копирование уникальных записей

Создание выборки

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Изменение регистра букв

Внесение информации с нулями в начале

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Что такое большой файл? Ну так чтобы реально большой? В бытность свою я думал, что это файлик на 50-60 тыс строк записей. И оставался я бы в таком неведении до сих пор, но пришлось выполнять один проект, в котором надо было работать с файлами на 600-800 тыс строк. Хождение по мукам — под катом:

Что сначала

А сначала, друзья мои, ринулись мы в самое простое, что можно придумать. Interop.Excell, и все дела. Казалось. Ага, щаз. Как показали тестовые испытания, данный способ открытия приводил к тому, что за час было прочитано 200 тыс строк экселя, приложение активно потребляло оперативку, и раздвигало плечами остальные процессы на машине. Кончилось все ожидаемо, но следственный эксперимент надо было довести до конца — на 260 тысячах приложение свалилось в OutOfMemory на машине с 4 Гб. Стало понятно, что в лоб решить проблему не получится

Google it

Сколько нам открытий чудных… Гугль привел, как ни странно, в msdn, где я познакомился с двумя методами открытия очень больших файлов: DOM и SAX. Уж за давностью времен не вспомню, но какой то из них отвалился по причине опостылевшей уже на тот момент OutOfMemory, а второй был совершенно неюзабелен в плане доступа к данным. Почему — читаем ниже.

Из чего же, из чего же

И отступила тьма

После долгих мытарств и стенаний родилось следующее:

Наши любимые юзинги, которые некоторые личности забывают указывать:

using System;
using System.Collections. Generic ;
using System.Data;
using System.Data.OleDb;
using System.IO;
using System.Linq;
using DocumentFormat.OpenXml;
using DocumentFormat.OpenXml.Packaging;
using DocumentFormat.OpenXml.Spreadsheet;

* This source code was highlighted with Source Code Highlighter .

Собственно, сам код:

public delegate void MessageHave( string message);

public delegate void _DataLoaded( List string > data);

public delegate void _NewProcent( int col);

public static _DataLoaded DataLoaded;

public static _NewProcent NewProcent;

public static MessageHave MessageHave_Event;

id++;
if (id == calc)
NewProcent(id);
calc += 1000;
>
>
DataLoaded(lines);
>
cnn.Close();
>
catch (Exception ex)
MessageHave_Event( "Exception: " + ex.Message);
cnn.Close();
>
>
>

* This source code was highlighted with Source Code Highlighter .

Код показал производительность порядка 15-20 минут на файлах в 600-800 тыс строк записей.

Если кому то реализация покажется кривой — сильно не пинать :) Выслушаю все комментарии

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

7. Выпадающий список в ячейке

8. Умная таблица

9. Спарклайны

10. Восстановление несохранённых файлов

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Вы когда-нибудь замечали, что рабочая книга увеличивается в размере с пугающей скоростью без какой-либо очевидной причины? Это происходит по нескольким причинам, и мы предлагаем решения, помогающие вашим книгам похудеть.

Бывало ли с вами такое, что из-за переедания случались проблемы пищеварения? Распухание книги в Excel очень похоже на такую ситуацию. Распухание рабочей книги — это термин, обозначающий ситуацию, когда в книге сделано так много и она увеличилась до такого размера, что не может правильно функционировать.

Мы проверили размер типичной книги, содержащей достаточно много данных. Только с данными размер файла книги был равен 1,37 Мбайт. Затем мы добавили сводную таблицу, которая ссылалась на четыре полных столбца исходных данных, и заметили, что размер файла существенно увеличился — до 2,4 Мбайт. Добавьте еще немного форматирования, и размер типичной книги возрастет практически вдвое после выполнения всего лишь нескольких действий.

Устранение излишнего форматирования

Первый шаг при устранении излишнего форматирования — это вычисление ячейки, где заканчиваются данные на рабочем листе, то есть правого нижнего угла таблицы данных. Не полагайтесь на команду Правка → Перейти → Выделить → Последнюю ячейку (Edit → Go To → Special → Last Cell), так как она приведет вас к последней ячейке, содержащей форматирование, а не фактические данные. Вручную найдите последнюю ячейку с фактическими данными, выделите строку сразу же за ней. Удерживая клавиши Ctrl и Shift, нажимайте на клавиатуре стрелку вниз, чтобы выделить все строки ниже, и выберите команду Правка → Очистить → Все (Edit → Clear → All), чтобы очистить их.

Теперь примените ту же логику к нежелательному форматированию в столбцах. Найдите ячейку в последнем столбце, содержащем данные, и щелкните кнопку столбца справа. Удерживайте сочетание клавиш Ctlr+Shift и нажимайте на клавиатуре стрелку вправо, чтобы выделить все остальные столбцы справа, а затем очистите их командой Правка → Очистить → Все (Edit → Clear → All).

Сохраните книгу и радостно взгляните на изменение в размере файла, выбрав команду Файл → Свойства → Общие (File → Properties → General).

Если у вас есть макросы, то теперь необходимо обратиться к модулям, в которые помещен код макросов. Это достаточно быстрый, безболезненный и очевидный процесс, который включает экспорт всех модулей и пользовательских форм UserForm на жесткий диск, удаление существующих модулей и форм, сохранение и импортирование только что экспортированных модулей.

Выполните это для всех модулей по очереди, а также для любых форм UserForm, которые у вас могут быть. Не забывайте частные модули вашей книги и листов, если в них также содержится код. Закончив, сохраните рабочую книгу. Затем выберите команду Файл → Импорт (File → Import File) и импортируйте все модули и формы UserForm обратно в рабочую книгу. При этом будет создан текстовый файл для каждого модуля и удалено все лишнее, что может содержаться в модулях.

В сети можно найти несколько бесплатных утилит, которые до некоторой степени автоматизируют эту задачу, но мы встречались со случаями, когда такие утилиты только усложняли код, увеличивая размер файлов. Если вы все же применяете подобные утилиты, всегда сначала сохраняйте резервную копию книги, так как разработчики утилит не несут ответственности за потерю данных.

Настройка источников данных

Если после выполнения предыдущих действий вы все же уверены, что размер файла слишком большой, можно проверить ссылки на неиспользуемые ячейки в сводных таблицах (PivotTable) и сводных диаграммах (PivotChart). Это особенно касается сводных таблиц, так как пользователи часто создают ссылки на все 65 536 строк, чтобы избежать обновления диапазонов вручную после добавления данных. Если это ваш случай, используйте динамические именованные диапазоны [Трюк № 42] для источников данных.

Очистка поврежденных книг

Если вы все так же считаете, что ваша книга слишком большая, возможно, эта книга или составляющие ее листы повреждены. К сожалению, определение точки повреждения требует выполнить процесс исключения вручную.

И снова мы настоятельно рекомендуем сохранить копию рабочей книги перед переходом к следующей процедуре.

Чтобы гарантировать, что вы ничего не пропустили, отобразите все скрытые листы командой Формат → Лист → Отобразить (Format → Sheet → Unhide). Если эта команда недоступна, вам незачем беспокоиться о скрытых листах — у вас их нет. Теперь, когда все листы видимы, начните с самого левого и по очереди обрабатывайте все листы.

Для каждого листа: удалите лист, сохраните книгу и проверьте размер файла, выбрав команду Файл → Свойства → Общие (File → Properties → General). Если размер файла существенно уменьшился, учитывая количество данных на удаленном листе, то вы, вероятно, нашли место повреждения.

Чтобы заменить в книге поврежденный лист, создайте новый лист, вручную выделите данные на поврежденном листе, вырежьте (не копируйте!) и вставьте их на новый лист. Удалите поврежденный лист из книги, сохраните ее и повторите процесс.

Благодаря вырезанию, а не копированию данных Excel автоматически будет переносить на новый лист данные с соответствующими ссылками.

Читайте также: